Regulamin gabinetu kosmetycznego wiąże klienta tylko wtedy, gdy klient mógł się z nim zapoznać przed zawarciem umowy, czyli najpóźniej przy rezerwacji wizyty. Regulamin powieszony w recepcji, którego klient nie widział przed zapisem, nie da Ci podstawy do zatrzymania zadatku ani do odmowy zwrotu. Drugim warunkiem skuteczności jest treść: zapisy niekorzystne dla konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami nie wiążą go wcale.

Wyjaśniamy, jak wprowadzić regulamin, żeby działał, co powinien zawierać i jakich postanowień unikać.

1. Kiedy regulamin wiąże klienta?

Regulamin jest wzorcem umowy. Zgodnie z art. 384 § 1 Kodeksu cywilnego wzorzec wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy. Gdy posługujesz się wzorcem w postaci elektronicznej, musisz go udostępnić przed zawarciem umowy w taki sposób, żeby klient mógł go przechowywać i odtwarzać (art. 384 § 4 k.c.).

W praktyce oznacza to trzy proste kroki:

• link do regulaminu w systemie rezerwacji (Booksy, Versum, formularz na stronie) z polem do zaznaczenia przed potwierdzeniem wizyty,
• link w SMS-ie lub e-mailu potwierdzającym rezerwację telefoniczną,
• wydruk do podpisu przy pierwszej wizycie klienta, który zapisał się osobiście.

Zmiana regulaminu działa wobec nowych rezerwacji. Klientów stałych informujesz o nowej wersji przed kolejnym zapisem.

2. Co powinien zawierać regulamin gabinetu?

Regulamin porządkuje relację z klientem w sprawach, które najczęściej kończą się sporem. Przy gabinecie kosmetologicznym są to zwykle:

1. rezerwacje i ich potwierdzanie, w tym rezerwacje dla osób trzecich i bony podarunkowe,
2. zadatek: wysokość, termin wpłaty i skutki odwołania wizyty,
3. odwołanie i spóźnienia: do kiedy klient może przełożyć wizytę bez kosztów i co dzieje się przy spóźnieniu,
4. obowiązek podania prawdziwych informacji o zdrowiu i prawo odmowy wykonania zabiegu przy przeciwwskazaniach,
5. reklamacje: forma, termin rozpatrzenia, wizyta kontrolna przed decyzją,
6. osoby niepełnoletnie: zgoda rodzica i obecność opiekuna,
7. zasady zachowania w gabinecie, w tym prawo przerwania zabiegu,
8. odesłanie do klauzuli informacyjnej RODO.

Regulamin nie zastępuje zgody na zabieg. To dwa różne dokumenty. Regulamin mówi o organizacji i płatnościach, zgoda dotyczy ryzyka konkretnej procedury, dlatego przygotowujemy je osobno, np. w usłudze Zgody zabiegowe – kosmetologia.

3. Zadatek, zaliczka czy opłata za nieodwołaną wizytę?

Zadatek ma skutki określone w art. 394 k.c. Jeżeli klient nie przyjdzie na wizytę z przyczyn, za które odpowiada, gabinet może zachować zadatek. Jeżeli to gabinet odwoła wizytę z przyczyn leżących po jego stronie, klient może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem albo przy niewykonaniu umowy z przyczyn, za które żadna strona nie odpowiada, zadatek się zwraca (art. 394 § 3 k.c.).

Zaliczka takich skutków nie ma i podlega zwrotowi, gdy usługa nie zostanie wykonana. Jeżeli więc chcesz zabezpieczyć gabinet przed pustymi terminami, nazwij wpłatę zadatkiem i opisz w regulaminie, kiedy przepada. Sama nazwa ma znaczenie, ale liczy się też to, czy klient znał te zasady przed wpłatą.

Przykład. Klientka rezerwuje zabieg za 600 zł i wpłaca 100 zł zadatku. Regulamin, który zaakceptowała przy rezerwacji, przewiduje bezpłatne przełożenie wizyty do 24 godzin przed terminem. Klientka odwołuje wizytę dwie godziny wcześniej bez podania przyczyny. Gabinet może odstąpić od umowy i zachować 100 zł zadatku, a zwolniony termin zaproponować innej osobie.

4. Jakich zapisów unikać?

Postanowienia umowy z konsumentem, które nie zostały z nim indywidualnie uzgodnione, nie wiążą go, jeżeli kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają jego interesy (art. 385¹ § 1 k.c.). Kodeks podaje przykłady takich klauzul (art. 385³ k.c.). W regulaminach gabinetów najczęściej spotykamy trzy z nich:

• wyłączenie odpowiedzialności za szkody na osobie, np. „gabinet nie odpowiada za skutki zabiegu” (art. 385³ pkt 1),
• wyłączenie lub istotne ograniczenie odpowiedzialności za nienależyte wykonanie usługi, np. „reklamacje nie są przyjmowane” (art. 385³ pkt 2),
• rażąco wygórowane kary za odwołanie wizyty, np. obowiązek zapłaty pełnej ceny pakietu zabiegów po rezygnacji z jednej wizyty (art. 385³ pkt 17).

Takie zapisy nie chronią gabinetu. W sporze sąd po prostu je pominie, a pozostałe postanowienia regulaminu będą wiązać strony.

Regulamin dopasowany do zabiegów i sposobu rezerwacji w Twoim gabinecie przygotowujemy w usłudze Regulamin gabinetu. Jeżeli potrzebujesz pełnego kompletu dokumentów na start, sprawdź Pakiet dla kosmetologa.

Masz już regulamin i nie wiesz, czy zadziała w sporze? Zadzwoń pod numer +48 731 743 028, umów konsultację online albo napisz przez formularz kontaktowy.

5. Najczęstsze pytania

Czy regulamin wiszący w recepcji wystarczy?

Wobec klienta, który zapisał się online albo telefonicznie, zwykle nie. Regulamin musi być dostępny przed zawarciem umowy (art. 384 k.c.), czyli przed potwierdzeniem rezerwacji. Najprościej dodać link w systemie rezerwacji i w wiadomości z potwierdzeniem.

Czy mogę zatrzymać zadatek, gdy klientka nie przyjdzie?

Tak, jeżeli wpłata była zadatkiem, klientka znała regulamin przed wpłatą, a nieobecność wynika z przyczyn, za które odpowiada (art. 394 § 1 k.c.). Przy zaliczce kwota podlega zwrotowi.

Czy w regulaminie mogę wyłączyć odpowiedzialność za powikłania?

Nie. Wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności wobec konsumenta za szkody na osobie jest klauzulą niedozwoloną (art. 385³ pkt 1 k.c.). Ryzyko powikłań opisujesz w zgodzie na konkretny zabieg, a odpowiedzialność zabezpieczasz polisą OC.

Autor: prawnik Katarzyna Gurgul, doktorantka Uniwersytetu Wrocławskiego. Zajmuje się obsługą prawną podmiotów leczniczych i gabinetów branży beauty, w tym regulaminami, zgodami zabiegowymi i sporami z klientami.

Stan prawny na dzień 1 listopada 2026 r.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.