Rejestracja podmiotu leczniczego w RPWDL

Bez wpisu do RPWDL nie możesz legalnie działać jako podmiot leczniczy

Otwierasz gabinet stomatologiczny, klinikę medycyny estetycznej, grupową praktykę lekarską albo NZOZ? A może prowadzisz indywidualną praktykę i myślisz o nawiązaniu współpracy z innym lekarzem (B2B, umowa zlecenia, umowa o pracę) lub o przekształceniu praktyki w formę grupową?

Każda placówka udzielająca świadczeń zdrowotnych musi być wpisana do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL) prowadzonego przez Marszałka Województwa. Dodatkowo placówka potrzebuje REGON medycznego, czyli osobnego numeru REGON właściwego dla działalności leczniczej.

Naszą usługą prowadzimy Cię przez całą procedurę zdalnie. Od pierwszej rozmowy o strukturze podmiotu, przez przygotowanie wniosków, aż do wpisu w RPWDL i nadania REGON medycznego.

Co dostajesz w pakiecie

Ustalenie struktury podmiotu (zanim cokolwiek złożymy):

• Określenie zakresu świadczeń zdrowotnych zgodnie z klasyfikacją resortową
• Wykaz miejsc udzielania świadczeń (jedna lokalizacja czy wiele)
• Struktura personelu (lekarze, osoby kierujące, pomocniczy)
• Doradztwo, co najlepiej dopasować do Twoich planów biznesowych

REGON medyczny:

• Wniosek o nadanie REGON medycznego dla Twojej placówki
• Złożenie wniosku w odpowiednim urzędzie statystycznym (GUS)
• Monitoring sprawy, w tym ewentualne wyjaśnienia
• Przekazanie zaświadczenia o nadaniu REGON medycznego

Wpis do RPWDL:

• Wniosek o wpis do RPWDL dostosowany do Twojej formy działalności
• Monitoring postępowania, w tym odpowiedzi na ewentualne wezwania do uzupełnienia (w cenie do 2 wezwań)
• Reprezentacja w razie wezwań lub wątpliwości urzędu
• Przekazanie zaświadczenia o wpisie do RPWDL

Co nie wchodzi w zakres tej usługi

Niektóre dokumenty, choć obowiązkowe w działalności leczniczej, są realizowane w odrębnych zleceniach:

• Regulamin organizacyjny placówki (obowiązkowy do prowadzenia działalności po wpisie, ale nie do samej rejestracji)
• Informacja o prawach pacjenta (wymagane w widocznym miejscu placówki)
• Procedury sanepidowskie i wewnętrzne procedury sanitarne
• Wdrożenie RODO i dokumentacja medyczna (Polityka, RCP, procedury, klauzule, zgody)
• Rejestracja w BDO (gospodarka odpadami medycznymi)
• Polisa OC (obowiązkowa dla podmiotu leczniczego, prowadzimy doradztwo i pomoc w wyborze)

Większość tych usług można realizować równolegle z rejestracją lub bezpośrednio po wpisie, w zależności od decyzji. Szczegóły omawiamy podczas konsultacji wstępnej, możemy zaplanować cały zakres tak, żebyś otworzył placówkę bez luk prawnych.

Dlaczego warto zarejestrować placówkę z prawnikiem

• Procedura jest sformalizowana, brak konkretnego dokumentu lub błąd we wniosku = wezwanie do uzupełnienia, opóźnienie minimum 14 dni
• Wybór formy działalności wpływa na podatki, odpowiedzialność, możliwość zatrudniania, ta decyzja powinna być przemyślana, nie wybrana przypadkiem
• Wniosek o RPWDL i REGON medyczny to dwa różne organy (Urząd Wojewódzki + GUS), profesjonalna obsługa oznacza koordynację obu spraw
• Każdy dzień zwłoki = stracony przychód, profesjonalna rejestracja oznacza szybsze otwarcie

Jak współpracujemy

Wiemy, że otwierasz placówkę i każdy dzień ma znaczenie. Dlatego minimalizujemy pracę po Twojej stronie:

• Pomoc zdalna, cały proces załatwiamy mailem, telefonem i przez nasz system. Bez konieczności wizyt w kancelarii
• Terminy dopasowane do Ciebie, ustalamy szczegóły, gdy masz chwilę
• Jedna osoba prowadząca sprawę, znasz, kto się Tobą zajmuje
• Wszystkie dokumenty i wezwania urzędów obsługujemy my, Ty akceptujesz

Dostajesz pełną obsługę bez przerywania prac przy uruchamianiu placówki.

Jak wygląda proces

1. Bezpłatna konsultacja wstępna (15 minut, opcjonalnie), rezerwujesz online. Omawiamy formę działalności, zakres świadczeń, harmonogram.
2. Zakup pakietu rejestracji. Kontaktujemy się w ciągu 24 godzin.
3. Ustalenia mailowo lub telefonicznie, poznajemy szczegóły planowanej placówki, ustalamy strukturę podmiotu, formę działalności, zakres świadczeń, miejsca udzielania.
4. Przygotowanie wniosku o REGON medyczny i wniosku do RPWDL.
5. Złożenie wniosku. 
6. Przekazanie zaświadczeń o wpisie do RPWDL. Możesz oficjalnie rozpocząć działalność.

Czas realizacji:

• Dokumentacja gotowa w ciągu 14 dni roboczych od kompletu informacji
• Czas urzędowy: RPWDL do 30 dni, REGON medyczny zwykle 7-14 dni
• Łącznie planuj 6-8 tygodni od zlecenia

Dla kogo jest ta usługa

• Zakładasz grupową praktykę (spółka, kilku lekarzy)
• Tworzysz NZOZ (Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej)
• Otwierasz klinikę medycyny estetycznej wymagającą rejestracji jako podmiot leczniczy
• Rozszerzasz działalność o świadczenia zdrowotne wymagające wpisu w RPWDL
• Zmieniasz formę prawną lub zakres działalności i potrzebujesz aktualizacji wpisu
• Przekształcasz gabinet kosmetologiczny w placówkę z medycyną estetyczną (gdy zaczynasz wykonywać zabiegi wymagające lekarza)
• Prowadzisz indywidualną praktykę i nawiązujesz współpracę z innym lekarzem (B2B, umowa zlecenia, umowa o pracę), co wymaga zmiany formy działalności lub aktualizacji wpisu

Co po rejestracji, kolejne obowiązki

Wpis do RPWDL i REGON medyczny to pierwszy krok, ale nie ostatni. Po rejestracji placówka medyczna podlega kolejnym obowiązkom:

• Regulamin organizacyjny (dokument obowiązkowy w placówce)
• Wdrożenie RODO i dokumentacja medyczna (administrator danych medycznych ma podwyższone obowiązki)
• Rejestracja w BDO (jeśli placówka generuje odpady medyczne)
• Polisa OC podmiotu leczniczego (obowiązkowa)
• Informacja o prawach pacjenta (wymagana w widocznym miejscu)
• Procedury sanepidowskie i wewnętrzne (na wypadek kontroli)
• Reprezentacja w razie kontroli (Sanepid, NFZ, Rzecznik Praw Pacjenta, PUODO)

Wszystkie te usługi świadczymy w naszej kancelarii w ramach odrębnych zleceń. Możemy zaplanować je razem z rejestracją tak, żeby Twoja placówka miała komplet dokumentów na dzień otwarcia.

Dlaczego nasz zespół

Specjalizujemy się w obsłudze prawnej branży medycznej i beauty. Przez 10 lat poprowadziliśmy ponad 1200 spraw, w tym rejestracji w RPWDL i REGON medycznym dla klinik medycyny estetycznej, chirurgii ogólnej, chirurgi plastycznej, gabinetów stomatologicznych w całej Polsce. Znamy wymagania konkretnych Urzędów Wojewódzkich (różnią się między województwami), specyfikę różnych form działalności i typowe pułapki przy zgłaszaniu zakresu świadczeń.

Rejestrację prowadzi zespół: radca prawny z doświadczeniem w prawie medycznym, prawnik wspierający w obsłudze administracyjnej, osoba odpowiedzialna za komunikację z Urzędem Wojewódzkim i GUS.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zarejestrować placówkę sama, bez kancelarii?
Możesz, ale procedura jest sformalizowana i błędy są częste. Najczęstsze problemy własnej rejestracji to: błędna struktura, braki w dokumentacji, niewłaściwy formularz dla formy działalności, błędy w wykazie miejsc udzielania świadczeń, niespójność między wnioskiem RPWDL a REGON medycznym. Każdy taki błąd to wezwanie do uzupełnienia + 14-30 dni opóźnienia. Każdy urząd ma swoje lokalne wymogi.

Co to jest REGON medyczny i dlaczego jest potrzebny?
REGON medyczny to osobny numer REGON nadawany podmiotom prowadzącym działalność leczniczą, niezależny od głównego REGON firmy. Bez niego nie możesz pełnoprawnie prowadzić działalności jako podmiot leczniczy, np. wystawiać dokumentacji medycznej z właściwymi identyfikatorami czy podpisywać kontraktów.

Ile kosztuje rejestracja w RPWDL łącznie z opłatami urzędowymi?
Koszt to suma: opłaty skarbowej za wpis do RPWDL (obecnie 964 zł) + honorarium naszej usługi (2 200 zł netto). Konkretne koszty omawiamy podczas konsultacji wstępnej.

Jak długo trwa rejestracja?
Dokumentację przygotowujemy w ciągu 14 dni roboczych od skompletowania informacji. Urząd Wojewódzki ma 30 dni na wpis (terminy mogą się różnić w zależności od województwa). REGON medyczny zwykle 7-14 dni. Łącznie planuj 6-8 tygodni od zlecenia.

Co jeśli urząd odmówi wpisu lub wezwie do uzupełnienia?
W cenie pakietu obsługujemy do dwóch wezwań do uzupełnienia. W razie sporu z urzędem prowadzimy odrębną reprezentację.

Czy potrzebuję regulaminu organizacyjnego przed rejestracją?
Regulamin organizacyjny nie jest wymagany przy samym wpisie do RPWDL (składa się oświadczenie o spełnianiu wymogów), ale jest obowiązkowy do prowadzenia placówki po wpisie. Przygotowujemy go w ramach odrębnego zlecenia. Możesz zamówić go równolegle z rejestracją, żeby zacząć pracę z gotowym pakietem dokumentów wewnętrznych.

Czy świadczę usługi w kilku lokalizacjach, czy potrzebuję osobnej rejestracji?
Nie, w jednym wniosku RPWDL można wykazać wiele miejsc udzielania świadczeń. Pomagamy w prawidłowym ułożeniu wykazu.

Czy pomagacie wybrać formę działalności (indywidualna, grupowa, NZOZ)?
Tak, to element naszej usługi. Wybór formy wpływa na podatki, odpowiedzialność, możliwość zatrudniania personelu, podpisywania kontraktów z NFZ. Doradzamy, jaka forma będzie najlepsza dla Twoich planów biznesowych.

Czy mogę zwrócić zakup?
Rejestracja w RPWDL to usługa indywidualna, której realizację rozpoczynamy po wstępnych ustaleniach. Do tego momentu możliwy jest pełen zwrot. Po rozpoczęciu prac, zgodnie z prawem, zwrot nie przysługuje.

Czy dostanę fakturę VAT?
Tak, na firmę. Cena 2 200 zł podana jest netto, do faktury dolicza się 23% VAT (suma 2 706 zł brutto).

Wciąż masz pytania

Zarezerwuj bezpłatną 15-minutową konsultację. Omówimy Twoją sytuację, formę działalności, zakres świadczeń i kolejne kroki.